מדריך למטפלים · צוות TCM CRM ·
יומן טיפולים לקליניקה: ניהול תורים בלי לאבד את ההקשר
יומן טיפולים הוא נקודת הפתיחה של יום העבודה בקליניקה. הוא צריך לעזור לראות מי מגיע, כמה זמן הוקצה לכל מפגש ואילו שינויים נעשו. כשניהול התורים מחובר לתיק המטופל, אפשר להתכונן לביקור מתוך היומן ולהמשיך ממנו ישירות לתיעוד. הנה הפעולות שכדאי לבדוק לפני שבוחרים יומן לקליניקה.
בחרו תצוגה שמתאימה לרגע
תצוגת שבוע עוזרת לתכנן קדימה ולמצוא מקום למפגש נוסף. תצוגת יום מתאימה למעקב אחר התורים הקרובים. בטלפון, סדר יום קריא עשוי להיות שימושי יותר משבע עמודות צפופות. המערכת צריכה להראות בבירור איזה תאריך נבחר, ולא להשאיר את הכיתוב ״היום״ בזמן שאתם מסתכלים על שבוע אחר.
נסו לעבור לתאריך עתידי, לפתוח תור ולחזור. בדקו אם אתם חוזרים לאותו יום ולאותה תצוגה. כאשר כמה מטפלים עובדים בקליניקה, נסו גם סינון לפי מטפל וודאו שהבחירה נשמרת בזמן המעבר לתיק המטופל.
הבדילו בין שינוי, ביטול ומחיקה
שינוי תור נועד לתקן את הפרטים: תאריך, שעה, משך, מטפל וסיבת המפגש. ביטול אומר שהפגישה לא תתקיים, אך שומר את ההקשר שלה ביומן. מחיקה מתאימה להסרת תור שגוי מהתצוגה. הפעולות האלה צריכות להיות ברורות ונפרדות כדי שלא ייעשה שינוי אחר מזה שהתכוונתם אליו.
ב־TCM CRM פותחים את פרטי התור ובוחרים שינוי, ביטול או מחיקה. מחיקה דורשת אישור ומסירה את התור מהיומן, תוך שמירת תיעוד הפעולה. תור שכבר מקושר לביקור קליני מוגן מפני מחיקה. שינוי בזמן שבו המטפל תפוס מקבל הודעה שמאפשרת לתקן את הבחירה.
חברו את הזמן למידע של המטופל
שם ושעה הם התחלה, אבל לפני טיפול המשך צריך לעיתים לקרוא מה נרשם במפגש הקודם. חיבור ישיר מהתור לתיק חוסך חיפוש נוסף ועוזר לוודא שנפתח התיק המתאים. אחרי הקריאה, החזרה ליומן צריכה לשמור את נקודת העבודה.
רשימת המתנה יכולה לעזור לארגן בקשות למועד פנוי בלי לפזר אותן בהודעות ובפתקים. בדקו כיצד מוסיפים בקשה וכיצד רואים אותה לצד היומן. אם אתם זקוקים לתזכורות בהודעות, בררו האם שירות השליחה מחובר ומוגדר בקליניקה; עצם קיומו של יומן אינו אומר שהודעות נשלחות.
בדקו תרחיש של יום עמוס
בחרו יום לדוגמה עם ביקור ראשון, שני טיפולי המשך וביטול אחד. שנו את שעת אחד המפגשים, עברו לתיק וחזרו, ואז נסו לבצע את אותן פעולות מהטלפון. זהו מבחן מועיל יותר מהתרשמות מתצוגה ריקה: הוא מראה כיצד היומן מתנהג כשבאמת עובדים איתו.
היומן של TCM CRM הוא חלק מסביבת העבודה של הקליניקה: תורים, תיקים, ביקורים ומעקבים מחוברים לאותו רצף. בדף המוצר תוכלו להכיר את המחשת היומן ואת המעבר לתיק ולטיפול. המטרה היא שתוכלו לראות את היום ולהמשיך ממנו לעבוד, בלי להתחיל מחדש בכל מסך.
רשימה קצרה לבדיקה
- עברו בין תצוגת יום לשבוע ובחרו תאריך עתידי.
- בדקו שינוי שעה, משך ומטפל.
- ודאו שביטול ומחיקה מוצגים כפעולות שונות.
- פתחו תיק מתור וחזרו לאותו יום.
- בדקו סדר יום ורשימת המתנה גם מהטלפון.